火山导读：
在香港注册的公司，根据《公司条例》第654章规定，必须委任一名“法定秘书”（Company Secretary），负责处理公司与香港政府部门的沟通、法定文件递交、合规审查等核心事务，法定秘书的专业性直接关系到公司的运营合规性，一旦现有秘书服务出现响应迟缓、专业不足、收费混乱等问题，及时更换秘书公司就成为保障企业稳健运营的关键，本文将详细拆解香港秘书公司更换的全流程，从前期准备到后期交接，为您提供可落地的操作指南,助您平稳过渡服务。
为什么需要更换香港公司秘书？
在启动更换流程前，首先需明确“为何更换”——这既是确认需求的过程，也是后续选择新秘书公司的依据，常见的更换原因包括：
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
- 服务质量不足：原秘书公司对法定文件（如周年申报表AR1、重要控制人登记册SCR）处理不及时，导致逾期罚款；或对香港公司法、税务政策更新不敏感，未能提醒公司合规风险（如CRS申报、董事居住地址变更备案等）。
- 沟通效率低下：邮件、电话长期无人响应，紧急事务（如银行开户需秘书出具董事在职证明）无法及时处理，影响公司业务推进。
- 收费不透明：初期报价低，后期以“文件快递费”“政府沟通费”等名义叠加收费，年度服务成本远超预期。
- 资质存疑：部分小型秘书公司未取得香港《信托或公司服务提供者牌照》（TCSP牌照），属于非法运营，可能导致公司被香港公司注册处列入“不合规名单”。
更换前的核心准备：避免“裸奔”风险
更换秘书并非“说换就换”，需提前做好两项关键准备，确保交接期间公司合规不受影响。
评估现有秘书服务，明确“更换底线”
先梳理原秘书公司的服务范围（可参考服务合同或报价单），列出“必须解决的问题”，
- 是否存在未处理的逾期文件（如AR1未递交、SCR登记遗漏）？
- 原秘书是否掌握公司重要资料（如法定文件原件、银行预留秘书邮箱）？
- 服务合同中是否有“更换违约金”“最低服务期限”等限制条款？
行动建议：
- 要求原秘书提供《服务清单及进度表》，确认所有法定事务的完成状态（2024年度AR1是否已递交，SCR登记册是否更新至最新董事信息）。
- 查阅合同中“解约条款”，若约定“提前解约需支付剩余费用的30%”，可尝试协商减免（例如以“服务未达标”为由提供证据，如逾期通知截图、未回复邮件记录）。
筛选新秘书公司：3步验证“靠谱性”
新秘书公司的资质和专业性是顺利交接的核心，需通过以下步骤严格筛选：
（1）验证法定资质：必须持有TCSP牌照
香港《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》规定，提供公司秘书服务的机构需取得香港海关颁发的“信托或公司服务提供者牌照”（TCSP牌照），无牌经营属于违法行为，公司可能被牵连处罚。
查询方法：
登录[香港海关TCSP牌照查询官网]，输入秘书公司名称，查看牌照状态是否为“有效”，牌照编号是否与秘书公司宣传一致（注意：部分公司会冒用他人牌照，需核对牌照持有人名称与秘书公司名称是否一致）。
（2）考察服务内容：避免“基础服务陷阱”
低价秘书公司常以“999元/年”吸引客户，但仅包含“递交NCS1变更表格”等基础服务，后续需额外付费的项目可能包括：
- 法定文件保管（如董事决议原件、公司注册证书副本）；
- 政府信件接收（香港政府会将重要文件寄至秘书地址，若秘书不及时转发，可能错过罚款通知）；
- SCR重要控制人登记册维护（需定期更新股东、董事信息，未维护可能面临5万港元罚款）。
行动建议：
要求新秘书提供《年度服务清单》，明确包含以下核心服务（缺一不可）：
✅ 法定文件递交（AR1、NCS1等表格）；
✅ 政府信件接收与转发（需提供香港本地办公地址，非PO Box）；
✅ SCR登记册维护及更新；
✅ 商业登记证续费提醒；
✅ 董事、股东变更备案协助。
（3）确认服务响应机制
沟通效率直接影响紧急事务处理，需提前确认：
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
- 是否提供专属客户经理（避免对接时“找不到人”）？
- 紧急事务响应时间（银行开户需秘书出具《董事在职证明》，能否在24小时内完成）？
- 日常沟通渠道（邮件、电话、微信等，确保至少两种有效联系方式）。
避坑提示：优先选择成立5年以上、客户规模较大的秘书公司（可通过[香港公司注册处官网]查询该秘书公司名下的客户数量，通常服务客户超1000家的机构更稳定）。
更换全流程：6步操作，无缝交接
完成前期准备后，即可按以下步骤推进更换，全程约需2-4周（具体时间取决于原秘书配合度）。
步骤1：召开董事会议，出具书面决议
根据香港《公司条例》，更换法定秘书需由公司董事一致同意（或按公司章程规定的比例通过），并出具《董事书面决议》（Written Resolution of Directors），明确以下内容：
- 终止与原秘书公司的服务合同；
- 委任[新秘书公司名称]为新任法定秘书；
- 授权某位董事（或秘书）办理变更手续（需董事签字并注明日期）。
文件模板参考：
“本公司董事于[日期]召开会议，一致同意：
1. 自[日期]起终止与[原秘书公司名称]的公司秘书服务合同；
2. 委任[新秘书公司名称]（TCSP牌照编号：[牌照号]）为公司新任法定秘书；
3. 授权董事[姓名]代表公司签署《公司秘书变更通知书》（NCS1表格）及相关文件。” 步骤2：与原秘书沟通解约，明确交接清单
向原秘书发送《解约通知书》（需书面形式，建议邮件+挂号信），内容包括：
- 解约日期（建议预留7-10天交接期）；
- 需交接的资料清单（见下文）；
- 遗留事务处理要求（如未完成的AR1需在解约前递交）。
必须交接的资料清单：
- 公司注册证书（CI）、商业登记证（BR）原件或经认证副本；
- 历年《周年申报表》（AR1）、《董事及秘书变更通知书》（NCS1）等法定文件副本；
- SCR重要控制人登记册电子版及纸质版；
- 以秘书名义注册的公司邮箱（若有）及密码（需修改邮箱绑定手机/安全问题，避免原秘书继续使用）；
- 政府信件接收地址的授权文件（若原秘书地址为公司法定地址，需同步变更为新秘书地址）。
应对“原秘书不配合”：
若原秘书拒绝交接（如拖延提供文件、索要高额“交接费”），可采取以下措施：
- 发送正式律师函（由香港执业律师出具，说明“拒不交接可能违反《公司条例》第474条‘秘书职责’”）；
- 向香港公司注册处投诉（通过[香港公司注册处投诉邮箱]提交投诉信，附解约通知、未交接证据，注册处可能介入调解）。
步骤3：新秘书公司协助完成法定变更手续
新秘书公司需在“委任日期”后15天内，向香港公司注册处递交《公司秘书及董事变更通知书》（NCS1表格），逾期将面临罚款（首次逾期罚款870港元，超3个月罚款1740港元）。
NCS1表格关键信息填写：
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
- 第1部分：公司名称、注册编号；
- 第3部分：新任秘书信息（名称、香港地址、TCSP牌照编号）；
- 第5部分：董事签字（需与注册处备案的董事签字样式一致）。
注意：若同时变更公司法定地址（原地址为原秘书地址），需在NCS1表格第4部分填写新地址（即新秘书的香港办公地址）。
步骤4：香港公司注册处审批，获取变更回执
注册处收到NCS1表格后，通常3-5个工作日完成审批，出具《公司更改名称或其他注册详情证明书》（简称“变更回执”），新秘书需将回执发送给公司董事，确认变更已生效。
验证方法：
登录[香港公司注册处综合资讯系统（ICRIS）]，输入公司注册编号，在“公司资料”中查看“秘书及董事”栏，确认已更新为新秘书信息。
步骤5：通知相关方更新秘书信息
变更生效后，需及时通知以下机构更新秘书信息，避免后续沟通受阻：
- 银行：联系公司开户银行，提交变更回执、新秘书名称及联系方式（部分银行需填写《公司资料变更表》）；
- 税务局：若公司税务代表为原秘书，需同步变更为新秘书（通过IR1273表格通知税务局）；
- 业务伙伴：如供应商、客户合同中留有秘书联系方式，需发送《信息变更通知函》。
步骤6：新秘书接手后，30天内完成全面交接检查
为确保新秘书已完全掌握公司事务，需在变更后30天内进行“交接检查”，重点确认：
- 新秘书是否已接收所有原秘书交接的文件（核对清单，缺失文件需及时要求原秘书补充）；
- 法定地址的政府信件是否正常转发（可要求新秘书提供最近1个月的信件签收记录）；
- SCR登记册是否已更新至最新状态（新增董事是否已登记，股东持股比例是否准确）。
常见问题与解决方案
问题1：更换期间，公司会“断档”吗？
解答：提前规划交接期即可避免，建议在“原秘书解约日”前7天，让新秘书开始介入沟通，确保原秘书未完成的事务（如AR1递交）由新秘书接手，形成“无缝衔接”。
问题2：新秘书资质如何长期监督？
解答：每年检查一次TCSP牌照状态（通过[香港海关TCSP查询官网]），若发现牌照被吊销，需立即更换秘书（可要求新秘书提供“牌照年度有效性承诺”，作为服务合同附件）。
问题3：更换后，原秘书还能获取公司信息吗？
解答：需彻底切断原秘书的信息渠道：
- 修改以原秘书名义注册的公司邮箱密码，并更换邮箱管理员；
- 通知注册处、银行等机构，撤销原秘书的“信息接收授权”；
- 要求原秘书签署《保密协议》，承诺不泄露公司资料（可作为解约条件）。
注意事项：3个“时间红线”不可踩
- 变更通知时限：秘书变更需在“委任新秘书日期”后15天内递交NCS1表格，超期将被罚款（注册处对逾期的处罚力度逐年加大，2024年新规已将首次逾期罚款从550港元提高至870港元）。
- 文件保存期限：原秘书交接的文件（如董事决议、AR1回执）需至少保存7年（香港《公司条例》规定的法定保存期限），建议扫描存档并交由新秘书统一保管。
- 年度服务监督：每季度要求新秘书提供《服务进度报告》，检查是否存在未处理的法定事务（SCR登记册是否更新，政府信件是否全部转发），避免“隐性失职”。
更换香港公司秘书看似复杂，但只要按“评估准备→筛选新秘书→法定变更→交接检查”的流程推进，即可实现平稳过渡，选择专业、合规的秘书公司，不仅能规避法律风险，更能让企业专注于业务发展——毕竟，在香港的商业环境中，“合规”永远是企业长期经营的第一生命线。
若您正面临秘书服务困扰，建议尽早启动更换流程（可联系[新秘书公司咨询电话]获取免费评估），及时止损，为公司合规运营筑牢基础。
（全文约1900字）