火山导读：
- 为何登记册及记录保存是香港公司合规的“生命线”？
- 必存文件清单：哪些记录需“永久存档”？哪些需“至少保留7年”？
- 实操步骤：从“记录生成”到“合规存档”的全流程管理
- 常见问题解决方案：从“记录丢失”到“政府核查”的应对策略
- 第三方服务选择：如何借助专业机构降低合规风险？
- 总结：合规存档=“风险防火墙”+“商业资产”
为何登记册及记录保存是香港公司合规的“生命线”？
根据香港《公司条例》（第622章），所有在港注册的有限公司必须妥善保存法定登记册、会计记录及商业文件，这不仅是公司合法运营的基础，更是应对政府核查、股东查询及商业合作的核心凭证，若未能满足法定要求，公司及董事可能面临最高10万港元罚款，情节严重者甚至可能承担刑事责任，完善的记录管理体系还能提升企业财务管理效率、降低审计风险，并为融资或上市奠定合规基础。
必存文件清单：哪些记录需“永久存档”？哪些需“至少保留7年”？
（一）法定登记册（Statutory Registers）
需永久保存，并存放于香港注册地址或指定场所，供公司注册处、税务局及股东查阅：
-
成员名册（Register of Members）
![]()
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
- 包含股东姓名、地址、持股数量及股权变更记录（如股份转让、增发等）。
- 更新要求：股权变更后15日内完成登记。
-
董事及秘书名册（Register of Directors and Secretaries）
- 记录董事、秘书的个人信息（姓名、住址、任职日期）及辞职/免职记录。
- 注意：秘书必须为香港居民或持牌机构，名册需实时更新。
-
董事住址名册（Register of Directors' Residential Addresses）
需单独保存,仅公司注册处有权查阅，不对外公开。
![]()
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
-
重要控制人登记册（Register of Significant Controllers, RSC）
记录最终拥有公司25%以上股权或控制权的自然人/法人信息，需指定一名香港居民为“信息提供者”。
（二）会计与税务记录（需保留至少7年，自交易发生年度结束起算）
- 会计账簿：包括日记账、总账、银行对账单、发票、收据等，需清晰反映公司财务状况。
- 审计报告：每年由香港持牌会计师出具，连同利得税申报表一并提交税务局。
- 税务文件：利得税申报表、薪俸税申报表、免税申请文件等。
（三）商业运营记录（根据类型确定保存期限）
- 会议记录：股东周年大会（AGM）、特别股东大会（EGM）及董事会决议，需永久保存。
- 合同文件：与客户、供应商的协议、租赁合约等，建议保存至合同终止后7年。
- 公司注册文件：注册证书（CI）、商业登记证（BR）、公司章程（M&A）等，永久保存。
实操步骤：从“记录生成”到“合规存档”的全流程管理
步骤1：建立分类存档体系（以电子+纸质双备份为例）
| 文件类型 | 存档方式 | 管理工具推荐 |
|---|---|---|
| 法定登记册 | 纸质原件+加密电子扫描件 | 实体档案柜+本地服务器/云盘 |
| 会计记录 | 电子账簿为主，凭证扫描存档 | 香港合规会计软件（如Xero、Sage） |
| 会议记录 | 电子签名版+纸质签到原件 | 云端协作平台（如Notion、Google Drive） |
步骤2：明确更新与查阅规则
- 更新频率：
- 股权变更、董事任免等重大事项：15日内更新登记册；
- 会计账簿：每月对账，确保银行流水与账目一致。
- 查阅权限：
- 股东可免费查阅成员名册、董事名册；
- 非股东需书面申请,公司可收取合理费用（不超过香港公司注册处规定标准）。
步骤3：选择合规的保存地点
- 法定要求：登记册需存放于香港境内注册地址，或通过“指定代表”委托香港机构保存（需签署委托协议）。
- 电子存档注意事项：
- 采用不可篡改格式（如PDF/A），定期备份（建议至少3份，分别存储于本地、香港云端及海外备份）；
- 确保数据安全,符合《个人资料（隐私）条例》（第486章）要求。
常见问题解决方案：从“记录丢失”到“政府核查”的应对策略
问题1：登记册信息遗漏或更新延迟
- 风险：公司注册处实地核查时发现不符，可能发出《合规通知》，限期整改。
- 解决方案：
- 立即通过“注册易”（[请打码]）提交NR1表格更新登记册；
- 聘请香港秘书公司协助,建立“变更事项提醒机制”（如利用日历工具设置到期预警）。
问题2：会计记录不完整，无法通过审计
- 风险：税务局可追溯7年内的账目，若无法提供完整凭证，可能被裁定为“逃税”。
- 解决方案：
- 补记缺失账目,必要时委托香港持牌会计师出具《账目重整报告》；
- 未来采用“双轨制”：纸质凭证保留至少7年，电子凭证加密存储并定期导出备份。
问题3：电子数据丢失或被篡改
- 解决方案：
- 每日自动备份至香港本地服务器（如AWS香港节点、阿里云香港区）；
- 启用区块链存证技术（如香港公司[请打码]提供的电子存证服务），确保数据不可篡改。
第三方服务选择：如何借助专业机构降低合规风险？
对于缺乏本地资源的企业,建议委托香港持牌秘书公司或会计师事务所提供“一站式记录管理服务”，核心服务内容包括：
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
- 法定登记册维护：实时更新股东、董事信息，提交周年申报表（NAR1）；
- 会计外包：由香港执业会计师处理账簿记录，确保符合《香港财务报告准则》（HKFRS）；
- 审计支持：协助整理凭证，对接核数师完成年度审计；
- 应急处理：如收到政府问询函，在7个工作日内出具合规回复方案。
选择标准：优先筛选具有“信托或公司服务提供者牌照”（TCSP）的机构，可通过香港公司注册处官网（[请打码]）查询持牌名单。
合规存档=“风险防火墙”+“商业资产”
香港公司的登记册及记录保存绝非“简单归档”，而是贯穿企业全生命周期的合规核心，通过建立“分类存档、定期更新、双备份”的管理体系，并借助专业机构的本地化服务，企业不仅能规避法律风险，更能将记录转化为“可追溯的商业资产”，为融资、并购及上市铺平道路。
行动建议：
- 立即自查现有记录：重点核查RSC登记册、会计凭证是否完整；
- 制定《内部档案管理手册》，明确各部门职责；
- 每季度进行一次合规审计,确保与最新法规同步（如2023年《公司条例》修订内容）。
如需协助,可联系香港专业秘书公司（电话：[请打码]）获取免费合规评估。
字数统计：约1900字
核心价值：提供从法规解读到实操工具的全流程方案，解决“保存什么、如何保存、出问题怎么办”三大核心问题。