火山导读：
香港公司秘书的法定地位
根据香港《公司条例》第471条，每家香港公司必须委任一名“公司秘书”，负责履行法定合规职责（如维护公司登记册、提交周年申报表、协助董事遵守法律等），秘书需具备法定资质：
- 个人秘书：必须为香港永久居民或合法居民；
- 法人秘书：必须是在香港注册的公司（如持牌秘书公司）或在香港有固定营业地点的法人团体。
更改公司秘书的步骤
Step 1：确认新秘书资质并取得同意
- 核实资质：确保新秘书符合上述法定要求（个人需香港居民身份，法人需香港注册证明）。
- 获取同意书：新秘书需签署《同意担任公司秘书书》（表格ND4，可从香港注册处官网下载），确认同意接受委任。注意：公司需将此同意书存档（至少保存7年），无需提交注册处，但需以备查。
Step 2：公司内部决策（董事会决议）
- 召开董事会：由公司董事召开会议，通过决议：
- 免去旧秘书职务；
- 委任新秘书，并明确委任生效日期。
- 记录决议：将决议内容写入《董事会议记录》，由出席董事签字，并存档于公司注册地址（供股东或监管机构查阅）。
Step 3：向香港公司注册处提交变更通知
- 提交表格：在秘书变更生效日起15天内，通过以下方式提交《更改公司秘书或董事通知书》（表格ND2，适用于私人公司；公众公司需用表格NNC2）：
- 在线提交：通过香港注册处的“e-Registry”系统（www.eregistry.gov.hk），需注册账户并使用电子证书；
- 邮寄/亲临：填写纸质ND2表格，邮寄至香港金钟道66号金钟政府合署14楼公司注册处，或亲临提交。
- 费用：提交ND2表格的政府费用为105港币（在线提交与纸质提交费用相同）。
Step 4：完成新旧秘书交接
- 通知旧秘书：书面通知旧秘书免职事宜，要求移交公司重要文件（如公司印章、注册证书、商业登记证、法定登记册、银行账户授权书等）。
- 新秘书接收：新秘书需确认接收全部文件，并更新公司内部记录（如秘书联系方式、地址等）。
Step 5：更新外部相关方信息
- 通知银行、税务署（IRD）、合作伙伴、客户等，更新公司秘书的联系方式（非法定要求，但为避免沟通中断需主动操作）。
更改秘书的核心要求
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新秘书资质合规
个人秘书需提供香港身份证复印件；法人秘书需提供商业登记证（BR）或注册证书（CI）复印件，证明其在香港注册或有营业地点。
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时间限制严格
- 必须在秘书变更生效日起15天内提交ND2表格，逾期将面临罚款（根据《公司条例》第622条，迟交文件最高可罚款5万港币，且持续逾期每日加罚1000港币）。
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内部决策文件完整
董事会决议需明确记录“免职旧秘书”“委任新秘书”“生效日期”三项核心内容，缺一不可。
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新秘书同意书存档
新秘书签署的《同意书》（ND4表格）需由公司存档至少7年，香港注册处或税务局可能随时抽查。
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注意事项
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交接工作需细致
旧秘书可能持有公司关键文件（如董事名册、股东名册、印章、银行预留印鉴等），需书面确认交接清单，避免后续纠纷（建议签署《交接确认书》）。
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同步更新公司登记册
新秘书需在公司法定登记册（Statutory Registers）中更新“秘书信息”（包括姓名/名称、地址、联系方式），并确保登记册存放于公司注册地址（或新秘书地址，需提前向注册处备案地址变更）。
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避免“秘书真空期”
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不可先免职旧秘书再寻找新秘书，需确保“旧秘书免职”与“新秘书委任”在同一时间生效，避免公司因无秘书而违反《公司条例》。
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在线提交更高效
通过香港注册处“e-Registry”系统在线提交ND2表格，通常1-2个工作日可完成审核；邮寄提交需5-7个工作日，建议优先选择在线方式。
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费用透明化
- 提交ND2表格的政府费用为105港币（2024年最新标准），若委托秘书公司办理，可能产生服务费（约500-1000港币，视服务内容而定）。
常见问题
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Q：能否同时更改秘书和董事？
A：可以，ND2表格可同时填写“秘书变更”和“董事变更”，无需分开提交。 -
Q：新秘书是法人团体，需提供什么证明？
A：需提供法人秘书的商业登记证（BR）复印件，证明其在香港合法注册。 -
Q：旧秘书拒绝交接文件怎么办？
A：可通过董事会决议书面要求交接，必要时委托律师发函，或向香港高等法院申请强制交接令。
香港公司更改秘书需遵循“资质合规、流程规范、时间及时”三大原则，核心是确保新秘书资质合法、15天内完成注册处申报、细致办理交接手续，建议委托专业秘书公司协助,以避免因操作失误导致罚款或合规风险。