火山导读：
香港公司的法定秘书（Statutory Secretary）是根据香港《公司条例》（第622章）强制要求设立的法定职位，任何在香港注册的有限公司（包括私人公司和公众公司）均必须委任一名法定秘书，以确保公司合规运营并履行法定责任，其核心作用是作为公司与香港政府部门、股东及其他相关方之间的“合规桥梁”，具体职责可分为以下几类： 法定秘书的首要职责是确保公司严格遵守香港法律法规，避免因违规导致罚款、处罚甚至公司注册被撤销，具体包括：
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监督公司履行法定义务
- 提醒并协助公司董事/管理层遵守《公司条例》及其他相关法律（如《税务条例》《商业登记条例》等），
- 按时召开股东周年大会（AGM）及特别股东大会（EGM），确保会议程序符合法定要求（如提前通知股东、记录会议决议等）；
- 确保公司行为不违反《公司条例》中关于董事责任、股东权利、资本运作（如股份发行、回购）等规定。
代表公司与政府部门沟通
法定秘书是公司与香港政府部门（如公司注册处、税务局、公司清盘及破产管理署等）的法定联络人，负责：
- 接收政府部门的通知、文件（如罚款通知、合规调查函等），并及时传达给公司董事；
- 代表公司向政府部门提交法定申请或回应查询（如解释公司合规情况）。
法定文件处理与备案
香港公司需向政府部门提交多项法定文件,法定秘书是这些文件的“法定提交人”，具体包括：
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提交公司注册及变更文件
- 注册阶段：协助公司完成注册登记，包括向公司注册处提交公司章程（Memorandum and Articles of Association, M&A）、董事及股东信息等，确保注册流程合规；
- 变更阶段：当公司发生重大变更（如董事/股东变动、注册地址变更、公司名称变更、股本增减等），法定秘书需在法定期限内向公司注册处提交变更通知（如表格ND2A“董事变动通知”、表格NR1“注册地址变更通知”等），确保信息公开透明。
提交年度合规文件
- 周年申报表（Annual Return）：每年必须在公司成立周年日后42天内，向公司注册处提交周年申报表（表格AR1），披露公司最新的董事、股东、注册地址、股本等信息，法定秘书需确保表格内容准确并按时提交（逾期未提交将面临高额罚款）；
- 财务报表备案：如为公众公司或上市公司，需按规定向公司注册处备案经审计的财务报表；私人公司虽无需公开财务报表，但法定秘书需协助确保财务记录符合《公司条例》要求（如保留至少7年的会计记录）。
公司内部治理与记录维护
法定秘书需协助公司建立和维护规范的内部治理体系,具体包括：
维护法定记录与文件
- 保管公司核心法定文件,包括：公司章程（M&A）、股东名册（Register of Members）、董事名册（Register of Directors）、董事会议记录（Minutes of Directors’ Meetings）、股东会议记录（Minutes of Shareholders’ Meetings）、抵押登记册（Register of Charges）等；
- 确保这些记录真实、完整且最新，并按《公司条例》要求供股东或政府部门查阅（如股东有权免费查阅股东名册）。
协助公司治理与决策
- 协助组织董事会议和股东会议,包括：起草会议议程、发出会议通知（需符合法定时限，如股东会议需提前14天通知）、记录会议决议（确保决议内容符合法律及公司章程规定）；
- 就公司治理问题（如董事责任、股东权利冲突、合规风险等）向董事提供专业建议（尤其对不熟悉香港法律的海外股东/董事，法定秘书需解释本地法规要求）。
税务与商业登记协助
法定秘书虽不直接负责税务申报（通常由会计师处理），但需协助公司履行税务合规义务：
- 提醒公司按时办理商业登记证续期（每年一次，逾期将被罚款）；
- 协助对接税务局,接收税务通知（如利得税申报表、评税通知书）并传达给公司，确保按时提交申报表（如利得税需每年4月提交）；
- 协助处理税务合规问题（如解释税务法规、协调税务调查等）。
法定秘书的资格要求与责任
根据香港《公司条例》，法定秘书需满足以下资格条件：
- 可为香港居民（需年满18岁，无破产或犯罪记录），或在香港注册的法人团体（如专业秘书服务公司、律师事务所、会计师事务所等）；
- 公众公司的法定秘书还需额外满足“专业资格”（如为香港执业律师、会计师，或持有公司秘书专业资格证书）。
为什么需要法定秘书？
香港政府通过强制要求法定秘书,本质是为了：
- 确保跨境公司合规：许多海外/内地投资者在香港注册公司，可能不熟悉本地法律，法定秘书可提供专业合规支持；
- 保障政府监管效率：通过法定秘书统一对接政府部门，避免公司因“失联”或“违规”导致监管真空；
- 降低股东风险：法定秘书监督公司治理，可减少董事滥用权力、损害股东利益的情况。
香港公司法定秘书的核心价值是“合规守护者”，其职责贯穿公司注册、运营、变更、注销全生命周期，涵盖法律合规、文件处理、政府沟通、内部治理等关键环节，由于责任重大（若公司违规，法定秘书可能需承担连带责任），绝大多数香港公司会选择专业秘书服务公司（而非个人）担任法定秘书，以确保服务专业性和合规性。
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