火山导读：
秘书公司与香港公司年审的关系
香港公司年审（Annual Return Filing）是法定合规要求，核心包括两部分：提交周年申报表（AR1表格）（向公司注册处）和更新商业登记证（BR）（向税务局），秘书公司在其中扮演关键角色，具体关系如下：
秘书公司是年审合规的“法定执行者”
根据《香港公司条例》（第622章），香港公司必须委任一名合格公司秘书（可为香港居民个人或持牌秘书公司），其核心职责之一就是协助公司完成年审义务：
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- 提交周年申报表：秘书公司需在公司成立周年日后42天内，向公司注册处提交AR1表格，内容包括最新的董事、股东、秘书信息等，逾期将面临罚款（首次逾期罚款870港元起，超期越长罚款越高）。
- 更新商业登记证：秘书公司需协助公司在商业登记证到期前（通常为注册周年日），向税务局续期并缴纳费用（2023年起商业登记费为2,250港元/年），逾期未续将影响公司合法运营。
秘书公司保障年审信息的准确性与及时性
年审所需的公司信息（如董事变更、股权变动、注册地址等）需通过秘书公司整理并提交，若信息错误或遗漏，可能导致年审失败，甚至被公司注册处列入“不活动公司”或启动除名程序。
秘书公司是政府与公司的“沟通桥梁”
香港公司注册处、税务局的通知（如年审提醒、罚款通知等）会直接发送至秘书公司，秘书公司需及时转达给公司董事，确保公司能及时处理合规事务。
变更秘书公司的注意事项
若公司因服务质量、成本或其他原因需更换秘书公司，需严格遵循法定流程，并注意以下核心要点：
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确保新秘书公司的“合规资质”
新秘书公司必须符合《香港公司条例》要求：
- 若为公司：需持有香港公司注册处颁发的“秘书服务牌照”（可通过注册处官网查询牌照有效性）；
- 若为个人：需为香港永久居民，且无不良记录（实践中极少用个人秘书，因需承担法律责任且专业性不足）。
风险提示：选择无牌秘书公司可能导致年审延误、文件丢失，甚至被注册处认定为“不合规公司”。
通过法定流程完成变更
变更秘书需通过公司内部决议及政府备案，具体步骤：
- Step 1：董事决议：召开董事会，通过“更换秘书公司”的决议（需记录在董事会议纪要中，保留原件）；
- Step 2：通知旧秘书公司：书面通知旧秘书终止服务，要求移交公司全部法定文件（见下文“交接清单”）；
- Step 3：向注册处提交变更申请：通过新秘书公司向香港公司注册处提交ND2A表格（“更改公司秘书及董事详情通知书”），缴纳105港元政府费用，通常1-3个工作日完成备案；
- Step 4：更新公司记录：新秘书公司需将变更信息录入公司注册处系统，并更新公司内部记录（如股东名册、董事名册等）。
确保新旧秘书的“文件完整交接”
旧秘书公司需向新秘书移交以下核心文件，避免信息断层影响年审或后续运营：
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- 公司注册证书（CI）、商业登记证（BR）原件；
- 公司章程（M&A）、股东及董事名册；
- 历年周年申报表（AR1）、审计报告；
- 董事会议纪要、股东决议等重要文件；
- 政府通知函（如税务局评税表、注册处提醒等）；
- 银行账户预留的秘书信息（需同步更新，避免银行通知无法接收）。
注意：若旧秘书拒绝移交文件，可通过律师发函或向注册处投诉，强制要求配合。
关注“时间节点”，避免影响年审
若变更秘书恰逢年审期（即公司成立周年日后42天内），需特别注意：
- 确保新秘书在年审截止日前完成AR1表格提交及商业登记证续期，避免因交接延误导致罚款；
- 若旧秘书已启动年审流程，需明确责任划分（如费用承担、未完成事项处理等），避免重复缴费或遗漏。
同步通知相关机构
变更秘书后，需及时通知以下机构更新信息，避免沟通障碍：
- 银行：更新公司账户的“秘书联系方式”，确保银行对账单、通知函能正常接收；
- 税务局：若秘书地址作为税务通讯地址，需同步更新，避免税表、罚款通知丢失；
- 业务伙伴：如客户、供应商等，避免因联系方式变更导致商业合作受阻。
签订清晰的服务协议
与新秘书公司签订服务协议时，需明确服务范围（如是否包含年审、审计协助、银行开户支持等）、费用（年审费、秘书服务费是否分开计算）、责任划分（如因秘书失误导致年审逾期的赔偿条款）等，避免后续纠纷。
秘书公司是香港公司年审合规的核心执行者，其专业性直接影响公司能否合法存续；变更秘书时，需严格遵循“资质审核—法定备案—文件交接—信息同步”四步流程，尤其注意新旧秘书的无缝衔接，避免因信息断层导致年审逾期或法律风险，选择持牌、信誉良好的秘书公司,是保障公司长期合规运营的关键。